종이로 하던 하루 마감을 POS와 연결된 매장 관리 시스템으로 바꿨습니다. 지금도 저희 매장에서 매일 쓰고 있습니다.
어떤 매장인가요
고객은 저희 자신이었습니다.
Aureon Labs는 필리핀에서 작은 F&B 매장을 직접 운영합니다. 사장이 직접 결정하고 마감까지 직접 하는 규모입니다. 이 매장은 일부러 계속 운영하고 있습니다. 저희가 만든 시스템을 다른 분께 권하기 전에 우리 매장에서 먼저 써 보기 위해서입니다.
무엇이 문제였나요
하루 마감이 종이로 끝났습니다.
매출은 POS 기계 안에, 재고는 생각날 때 고치는 엑셀에, 직원 근무 시간은 노트에 있었습니다. 매일 아침 누군가는 이 세 군데를 맞춰서 어제 장사를 정리하느라 시간을 썼습니다. 숫자가 다 정리될 즈음에는 이미 지난 이야기였습니다.
더 큰 문제는 숫자가 서로 안 맞아도 아무도 몰랐다는 점입니다. "이 두 숫자는 같아야 하는데 다르다"고 알려 주는 곳이 없었습니다. 누군가 우연히 발견해야 했습니다.
무엇을 만들었나요
POS와 연결된 매장 관리 시스템으로 하루 일을 한곳에 모았습니다.
- POS 연결. 매출과 근무 기록을 다음 날 아침에 옮겨 적지 않습니다. 기계에서 바로 들어옵니다.
- 마감을 한 번에. 현금, 매출, 재고를 한 번에 마감합니다. 매니저가 노트북 없이 끝낼 수 있습니다.
- 보고서가 알아서 도착. 일별·월별 숫자를 누가 엑셀을 열지 않아도 정리해서 보내 줍니다.
- 안 맞는 숫자 알림. 같아야 할 두 숫자가 다르면 시스템이 먼저 알려 줍니다.
- 2호점 준비. 매장별 권한과 본사에서 보는 화면을 1호점부터 넣어 두었습니다. 매장을 늘릴 때 새로 만들 필요 없이 설정만 하면 됩니다.
무엇이 달라졌나요
- 마감이 한 번에 끝납니다. 다음 날 아침에 세 군데 자료를 맞추던 일이 없어졌습니다.
- 어제 숫자가 이미 정리돼 있습니다. 누가 따로 정리하지 않아도 보고서가 옵니다.
- 안 맞는 숫자를 바로 압니다. 몇 주 뒤 재고 조사 때 알게 되는 게 아니라 시스템이 먼저 알려 줍니다.
생각보다 컸던 변화도 있었습니다. 마감이 쉬워지니 직원들이 시스템을 건너뛰지 않고 제대로 쓰기 시작했습니다. 그러자 숫자도 더 정확해졌습니다.
지금도 쓰고 있습니다
만들어 놓고 떠난 프로젝트가 아닙니다. 이 시스템은 지금도 저희 매장에서 매일 돌아가고, 저희가 직접 관리합니다. 무언가를 바꾸면 긴 근무를 마친 직원들이 가장 먼저 써 보고 평가합니다.
사장님 매장이라면
아직 종이로 하루를 마감하시거나, 지난주 일을 다음 주에야 알게 되신다면 직원들이 덜 애써서가 아닙니다. 시스템이 없어서입니다.
지금 매장에서 마감을 어떻게 하시는지 알려 주세요. 시스템으로 바뀌는 것과 바뀌지 않는 것을 솔직하게 말씀드리겠습니다.